01Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:
- FIRMA
- CENVIO Intelligence UG (haftungsbeschränkt)
- ANSCHRIFT
- König-Heinrich-Weg 63, 22459 Hamburg
- datenschutz@cenvio.de
02Grundsatz
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, unserer Plattform und der CENVIO-App erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn eine Rechtsgrundlage dies erlaubt oder Sie eingewilligt haben.
03Aufruf der Website
Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an sicherem und störungsfreiem Betrieb. Serverprotokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
04Kontakt- und Zugangsanfragen
Wenn Sie das Formular nutzen, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage:
- Name, Unternehmen und geschäftliche E-Mail-Adresse — zur Zuordnung und Beantwortung
- Angaben zu Fläche, Branche und Anliegen — zur fachlichen Vorbereitung des Gesprächs
- Zeitpunkt und Vorgangsnummer — zur Nachvollziehbarkeit
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO. Anfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, soweit keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
05Kontaktformular: Cloudflare Turnstile (Missbrauchsschutz) und HubSpot (Vertrieb/CRM)
Zum Schutz des Kontaktformulars vor automatisierten Anfragen und Missbrauch setzen wir Cloudflare Turnstile ein, einen Dienst der Cloudflare, Inc. (USA). Erst wenn das Formular auf der Seite sichtbar wird, lädt Ihr Browser ein Skript von challenges.cloudflare.com. Dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Merkmale von Browser und Gerät an Cloudflare übermittelt, um zu prüfen, ob die Anfrage von einem Menschen stammt. Beim Absenden lassen wir das Prüfergebnis serverseitig von Cloudflare bestätigen und übermitteln dabei Ihre IP-Adresse. Inhalte Ihrer Anfrage erhält Cloudflare nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse, das Formular und den damit verbundenen E-Mail-Versand vor Missbrauch zu schützen.
Ihre Angaben aus dem Formular übermitteln wir an HubSpot, das CRM-System unseres Vertriebs (HubSpot Ireland Ltd., Irland; eine Verarbeitung durch HubSpot, Inc., USA, ist möglich). HubSpot verarbeitet die Daten in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO:
- Name, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer
- Branche, Fläche und Ihr Anliegen
- Vorgangsnummer, Zeitpunkt sowie Text und Zeitpunkt Ihrer Einwilligung
Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und die Vorbereitung des Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). HubSpot-Tracking-Cookies setzen wir nicht. Die Anfrage speichern wir zusätzlich in unserer eigenen Datenbank in Deutschland; ist HubSpot vorübergehend nicht erreichbar, wird die Übermittlung von dort nachgeholt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an datenschutz@cenvio.de. Für die Löschung gilt der vorstehende Abschnitt.
06Verarbeitung in der Plattform und in der App
Betreiben Sie CENVIO als Kunde, verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Beschäftigten, Gäste und Dienstleister (etwa Buchungen, Check-ins, Besuche, Meldungen, Chat-Nachrichten) ausschließlich in Ihrem Auftrag. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich für diese Daten bleiben Sie; wir handeln nur nach Ihren dokumentierten Weisungen.
Das gilt auch für die Web-Plattform, den Buchungs-HUB und die CENVIO-App: Nutzen Sie CENVIO als Beschäftigte(r) eines Kunden, ist Ihr Arbeitgeber bzw. Auftraggeber Verantwortlicher. Die folgenden Abschnitte beschreiben, welche Daten dabei technisch anfallen. Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie bitte vorrangig an Ihren Arbeitgeber; wir unterstützen ihn dabei.
07Anmeldung und Sitzungen
Für die Anmeldung an Plattform, HUB und App verarbeiten wir Benutzername bzw. E-Mail-Adresse, ein gehashtes Passwort, gegebenenfalls einen zweiten Faktor sowie Sitzungsdaten (Zeitpunkt, Browser bzw. Gerät, IP-Adresse zur Missbrauchserkennung). Je nach Einstellung Ihres Arbeitgebers stehen weitere Verfahren zur Verfügung:
- Anmeldung mit Microsoft (Microsoft Entra ID): Sie melden sich direkt bei Microsoft an (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland). Wir erhalten von Microsoft Name, E-Mail-Adresse und die Kennungen Ihres Kontos und Ihrer Organisation. Ist eine Microsoft-365-Anbindung eingerichtet (z. B. Kalender oder Outlook-Add-in), tauscht CENVIO im Auftrag Ihres Arbeitgebers Termin- und Raumdaten mit dessen Microsoft-365-Umgebung aus.
- Anmeldelink per E-Mail: Wir senden einen Link an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse. Er ist 15 Minuten gültig, nur einmal verwendbar und an das anfragende Gerät gebunden. Gespeichert wird nur ein Prüfwert (Hash) des Links; der Eintrag wird 24 Stunden nach Ablauf gelöscht.
- Anmeldebestätigung per Push (Zahlenabgleich): Melden Sie sich im Browser an, kann die Anmeldung in der App bestätigt werden. Die App zeigt Browser, Betriebssystem, Uhrzeit und – sofern bekannt – den ungefähren Ort des Anmeldeversuchs; Sie wählen die im Browser angezeigte Zahl. Die Zahl selbst steht nie in der Mitteilung. Lehnen Sie ab („Das war ich nicht“), werden die Administratoren Ihres Unternehmens informiert. Der Vorgang wird 10 Minuten nach Ablauf gelöscht.
Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber (Art. 28 DSGVO i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO auf dessen Seite) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
08CENVIO-App für Android und iOS
Die CENVIO-App erhalten Sie über Google Play bzw. den Apple App Store. Für den Download und die dabei anfallenden Daten sind Google bzw. Apple selbst verantwortlich. Die App enthält keine Werbung und keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-SDKs Dritter; eine Werbe-ID wird nicht verwendet.
Berechtigungen. Alle Berechtigungen sind freiwillig. Die App fragt sie erst, wenn Sie die jeweilige Funktion nutzen; Sie können sie jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen. Ohne Berechtigung steht nur die betroffene Funktion nicht zur Verfügung.
- KAMERA
- Zum Scannen von QR-Codes an Arbeitsplätzen, Räumen, Terminals und Beacons sowie für Fotos zu einer Störungsmeldung. Das Kamerabild wird nur auf dem Gerät ausgewertet; übertragen werden nur der erkannte Code bzw. das Foto, das Sie einer Meldung bewusst anhängen.
- FOTOS
- Nur die Bilder, die Sie in der Systemauswahl einer Meldung hinzufügen. Einen Zugriff auf Ihre gesamte Mediathek erhält die App nicht.
- STANDORT UND BLUETOOTH
- Nur für den automatischen Check-in, den Sie in der App ausdrücklich einschalten (Opt-in), und nur solange die App geöffnet ist – kein Zugriff im Hintergrund. Die App sucht kurz nach CENVIO-Beacons im Gebäude. iOS erkennt Beacons nur über die Standortfreigabe „Beim Verwenden der App“; unter Android ist dafür die Berechtigung „Geräte in der Nähe“ (bis Android 11 technisch die Standortberechtigung) nötig. Eine GPS-Position wird nicht ermittelt.
- MITTEILUNGEN
- Für Push-Mitteilungen, siehe nächster Absatz. Die Zustimmung erteilen Sie über die Systemabfrage Ihres Geräts.
- FACE ID / FINGERABDRUCK
- Optional zum Entsperren der App. Die Prüfung erfolgt ausschließlich durch das Betriebssystem auf Ihrem Gerät; die App erhält nur das Ergebnis (bestätigt oder nicht). Biometrische Daten verlassen das Gerät nicht und sind für uns nicht zugänglich.
Automatischer Check-in per Beacon. Hat Ihre Buchung ein offenes Check-in-Fenster, übermittelt die App die Kennungen und Signalstärken der empfangenen Beacons einmalig an unseren Server. Dieser prüft, ob Sie sich am gebuchten Ort befinden, und checkt Sie ein. Gespeichert wird nur der Check-in selbst (Buchung und Zeitpunkt) – kein Standort, keine Signalwerte und kein Bewegungsverlauf. Unabhängig davon meldet die App ohne Bezug zu Ihrer Person, dass ein Beacon empfangen wurde (einschließlich Batteriestand), damit die Beacons gewartet werden können. Den automatischen Check-in können Sie jederzeit in der App ausschalten.
Geräte- und Installationskennung. Beim ersten Start erzeugt die App eine zufällige Installationskennung und legt sie im geschützten Speicher des Geräts ab. Sie dient dazu, Sitzungen, Anmeldelinks und Push-Mitteilungen genau diesem Gerät zuzuordnen und Geräte gezielt abmelden zu können. Zusätzlich verarbeiten wir Plattform (Android/iOS), Gerätemodell und App-Version. Eine geräteübergreifende Werbe- oder Hardwarekennung nutzen wir nicht.
Speicherung auf dem Gerät. Anmeldedaten (Sitzungstoken) liegen verschlüsselt im Schlüsselbund (iOS) bzw. Keystore (Android). Damit die App auch ohne Netz nutzbar ist, speichert sie Ihre Buchungen und die zuletzt geladenen Ansichten Ihres Unternehmens lokal und merkt sich Aktionen, die Sie offline auslösen, bis sie übertragen sind. Diese Daten werden bei der Abmeldung gelöscht, spätestens mit der Deinstallation der App. Rechtsgrundlage für die Speicherung auf dem Gerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich für den von Ihnen gewünschten Dienst).
09Push-Mitteilungen
Erlauben Sie Mitteilungen, informiert Sie die App über Buchungen, Erinnerungen, Freigaben, Meldungen und Anmeldebestätigungen. Dazu speichern wir das vom Betriebssystem vergebene Push-Token zusammen mit Installationskennung, Plattform, Gerätemodell und App-Version in der Datenbank Ihres Unternehmens. Der Versand erfolgt über Firebase Cloud Messaging der Google Ireland Ltd. (Irland) bzw. Google LLC (USA); auf iPhone und iPad stellt Apple die Mitteilung über den Apple Push Notification Service (Apple Inc., USA) zu. Dabei werden das Push-Token sowie Titel und Text der Mitteilung übermittelt; wir halten die Texte bewusst knapp und ohne sensible Inhalte.
Google LLC und Apple Inc. sind nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für die Übermittlung in die USA gilt damit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO), ergänzend Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Grundlage für den Zugriff auf Ihr Gerät ist Ihre Einwilligung über die Systemabfrage (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit in den Geräteeinstellungen widerrufen. Bei der Abmeldung in der App wird das Gerät abgemeldet; Geräte, an die zehnmal in Folge nicht zugestellt werden konnte, beschicken wir nicht mehr.
10E-Mail-Versand
Systemnachrichten – etwa Eingangsbestätigungen, Anmeldelinks und Sicherheitscodes, Buchungs- und Besuchsbestätigungen, Einladungen und Benachrichtigungen – versenden wir über den Dienst Resend (Resend, Inc., USA), der auf Infrastruktur von Amazon Web Services betrieben wird. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Name, Inhalt der Nachricht sowie technische Zustelldaten (Zeitpunkt, Zustellstatus). Resend handelt als Auftragsverarbeiter; die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Kunden können statt Resend einen eigenen E-Mail-Versand hinterlegen.
E-Mails, die Sie an uns richten (z. B. an info@cenvio.de oder datenschutz@cenvio.de), werden bei unserem E-Mail-Anbieter IONOS SE (Montabaur, Deutschland) verarbeitet.
11KI-Funktionen
CENVIO bietet KI-gestützte Funktionen: Fragen an CENVIO Ask, KI-Antworten im Chat, Agenten-Vorschläge, die Erkennung von Grundrissen, Dokumenten und Bildern sowie die Suche in Dokumenten. Die Sprach- und Bildmodelle stellt OpenAI bereit (OpenAI Ireland Ltd., Irland, bzw. OpenAI, L.L.C., USA). Abhängig von der Funktion übermitteln wir dabei:
- Ihre Eingabe – etwa die Frage an Ask oder eine Nachricht an die KI im Chat
- die für die Antwort nötigen Ausschnitte aus den Daten Ihres Unternehmens, etwa zu Flächen, Buchungen, Anlagen oder Vorgängen
- Dateien, die Sie zur Erkennung hochladen (Grundrisse, Dokumente, Fotos), sowie Textabschnitte hochgeladener Dokumente für die Dokumentensuche
OpenAI verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nur zur Erzeugung der Antwort, verwendet sie nicht zum Training von Modellen und löscht sie nach höchstens 30 Tagen (Missbrauchsüberwachung). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ergebnisse speichern wir ausschließlich im Mandanten Ihres Unternehmens. Jede Empfehlung ist mit Datengrundlage protokolliert; automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht – Agenten erstellen nur Vorschläge, die ein Mensch freigibt oder verwirft.
12Fehlerüberwachung
Um technische Fehler schnell zu erkennen, nutzen wir den Dienst Sentry (Functional Software, Inc., USA) mit Datenspeicherung in einem Rechenzentrum der EU. Übermittelt werden Fehlermeldung, technischer Ablauf, aufgerufene Adresse (Token in Links unkenntlich gemacht), Browser bzw. Betriebssystem und eine pseudonyme Benutzerkennung. Namen, E-Mail-Adressen (werden maskiert), Cookies, Anmeldedaten und Formularinhalte übermitteln wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem stabilen Betrieb. Fehlerberichte werden nach 90 Tagen gelöscht.
13Hosting und Kartendienste
Website, Plattform, App-Schnittstellen und Datenbanken betreiben wir auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in Rechenzentren in Deutschland; Hetzner ist als Auftragsverarbeiter verpflichtet. Dort liegen auch die Sicherungen. Schriftarten liefern wir lokal von unseren eigenen Servern aus (kein Abruf von Google Fonts). Kartendarstellungen laden Kartenkacheln von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich); dabei erhält die OpenStreetMap Foundation Ihre IP-Adresse. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
14Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Personenbezogene Daten verarbeiten wir grundsätzlich in Deutschland. Folgende Dienstleister setzen wir ein; eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien nach Kapitel V DSGVO:
- HETZNER
- Hosting, Datenbanken, Sicherungen – Deutschland
- IONOS
- E-Mail-Postfächer – Deutschland
- RESEND
- Versand von Systemnachrichten – USA (Standardvertragsklauseln)
- OPENAI
- KI-Funktionen – USA (Standardvertragsklauseln)
- GOOGLE FIREBASE
- Push-Mitteilungen Android und iOS – USA (Data Privacy Framework)
- APPLE
- Zustellung von Push-Mitteilungen auf iOS – USA (Data Privacy Framework)
- MICROSOFT
- Anmeldung mit Microsoft und Microsoft-365-Anbindung, nur wenn genutzt – EU/USA (Data Privacy Framework)
- SENTRY
- Fehlerüberwachung – Speicherung in der EU
- CLOUDFLARE / HUBSPOT
- Kontaktformular der Website – siehe oben
- OPENSTREETMAP
- Kartenkacheln – Vereinigtes Königreich (Angemessenheitsbeschluss)
16Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Für Plattformdaten gelten die Vorgaben Ihres Arbeitgebers; ohne abweichende Einstellung gilt:
- SERVERPROTOKOLLE
- 30 Tage
- AUDIT-PROTOKOLL
- 365 Tage (vom Kunden einstellbar, 90 bis 3.650 Tage)
- CHAT-NACHRICHTEN
- 24 Monate (vom Kunden wählbar: 3, 6, 12, 24 oder 36 Monate oder ohne automatische Löschung)
- ROLLEN-PROTOKOLL
- 90 Tage (Prüfungen von Zugriffsrechten)
- VERZEICHNIS-ABGLEICH
- 90 Tage (Ereignisse der Benutzersynchronisation)
- GRUNDRISS-AKTIVITÄTEN
- 365 Tage
- BESUCHERDATEN
- nach Einstellung des Kunden
- ANMELDELINKS
- 15 Minuten gültig, gelöscht 24 Stunden nach Ablauf
- ANMELDEBESTÄTIGUNG PER PUSH
- gelöscht 10 Minuten nach Ablauf
- MISSBRAUCHSSCHUTZ (IP-ZÄHLER)
- 24 Stunden
- PUSH-GERÄTE
- bis zur Abmeldung in der App bzw. Deinstallation
- DATEN IN DER APP
- bis zur Abmeldung, spätestens bis zur Deinstallation
- FEHLERBERICHTE
- 90 Tage
- KI-ANFRAGEN BEI OPENAI
- höchstens 30 Tage
- KUNDENKONTO UND MANDANT
- für die Vertragslaufzeit; danach Löschung gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag
17Ihre Rechte
Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:
- Auskunft nach Art. 15 DSGVO
- Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
- Löschung nach Art. 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 21 DSGVO
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Für Daten, die wir im Auftrag Ihres Arbeitgebers verarbeiten (Plattform, HUB, App), wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, an ihn weiter. Zudem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren — zuständig für uns ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
18Änderungen dieser Erklärung
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